2020年02月21日(金)

就活ワンポイント

マナー編 Vol.15 【基本マナー⑦「電話のかけ方・受け方」】

2019年12月24日

Q.社会人になると、職場の固定電話を使うことが多くなると思いますが、普段の生活で固定電話を使うことがほとんどありません。気を付けることはありますか。

A.携帯電話やスマートフォンの普及で、迅速に相手とやり取りができる便利な時代になりました。名前を登録しておけば、誰が連絡をしてきたのかがすぐ分かりますし、直接架かってくる(架けられる)ので、取り次ぐ(取り次いでもらう)必要もありません。そのような現状の中、固定電話が苦手という若者が増えています。
企業の新人研修で電話応対を指導すると、間違った敬語を使ってしまったり、相手の話したことを簡潔にまとめて伝えることができなかったりする人が多くなったように感じます。
 対策としては、慣れることが一番ですが、固定電話が身近にないと難しいですよね。
仕事で電話を架ける・受ける場合「電話は端的に、しかし、相手に気遣いを示す」「頭は冷静に、しかし、“こころ”は温かく」を覚えておくと良いでしょう。相手が見えない中で声だけが頼りですから、明るく、明確に、ゆっくりと話すようにし、一つ一つのやり取りを大切にしましょう。
取り次ぎの電話の場合「迅速・正確・丁寧・親切」を心掛けて。相手の名前や用件は復唱するようにし、必ずメモを取りましょう。

Q.仕事で携帯電話やスマートフォンを使う時、注意する点は?

A. 手軽にどこにいても使うことができるので、仕事には欠かせないツールですよね。だからこそ、仕事としての意識が薄れる傾向があるので、慎重に使いましょう。ビジネス電話の基本は、あくまで固定電話と考える人もいることを忘れずに。
 誰かに聞かれている可能性があることを常に意識し、カメラ機能は基本的に使用を控えましょう。人や商品を撮影する際は、必ず相手の了承を得ましょう。
その場で電話を架けたり、インターネットで調べたりできるので、とても便利ですが、その際も無言で操作するのではなく、相手に「今、連絡していいですか」「ここで調べてみてもいいですか」などと一言断りを入れるようにしましょう。


次回は、最終回・基本マナー⑦=続編=「仕事で携帯電話にかける場合」です。

米岡 光子(よねおか みつこ)さん
接遇マナーインストラクター、秘書学講師。製薬メーカー勤務を経て、宮崎情報ビジネス専門学校で秘書学講師を勤める。同校退職後は、県内の企業や自治体、学校などで接遇マナーなどの研修を行っている。MRTラジオ「フレッシュAM!もぎたてラジオ」のマナー相談(木曜9:00~)に出演中。